Gestión de Tareas
Solución para la Gestión de Tareas
Solución basada en Google Workspace, para ser más eficiente en el registro, control y avance de las tareas personales u organizacionales
Características
Registro rápido y desde cualquier dispositivo de tareas
Asignación de prioridad, proyecto, categorías y encargado
Flujo de procesos según estados requeridos
Notificaciones por correo electrónico
Inserción en cualquier sitio web
Diseño simple y funcional a través de colores
Requisitos
Cuenta de Gmail o Google Workspace
Tener una página web o usar Google Sites New
Tener un conocimiento básico de Gmail y Google Drive
Tener el tiempo y la disposición para la implementación
Aprender a usar la solución
Visor
Filtros
Registro
Avances
Componentes
Sitio web (puede hacerse gratis usando Google Sites New)
2 Formularios de Google Drive
1 Hoja de Cálculo de Google Drive
Gmail (para el envío de notificaciones)
Complemento gratuito de AwesomeTable
Contáctanos
Te gustaría implementar la solución para ti o para tu empresa? Puedes contactarnos a través del correo electrónico contacto@r-solver.com
La solución es gratuita. La única inversión sería la adaptación y capacitación para el uso. Se puede usar con Gmail aunque mejor con Google Workspace.
Pasos para implementar la solución
Paso 1 - Copiar Archivos de Google Drive
Crea una copia, de las 2 hojas de cálculo (no copie los formularios, ya que al copiar las hojas de cálculo, automáticamente debe crear una copia de los formularios):
Para esto debes ingresar aquí con tu cuenta de Gmail o Google Workspace, seleccionar los 2 archivos y copiarlos (botón derecho / crear una copia)
Paso 2 - Organizar archivo de "Gestión de Tareas - Registro"
General
Ingresa al archivo copiado "Copia de Gestión de Tareas - Registro - Copiar"
Le puedes modificar el nombre a la Hoja de Cálculo
Ingresa a la pestaña de Tareas y elimina las filas de Tareas de Prueba (no elimines ni modifiques las filas 1 y 2)
Parámetros
Ingresa a la pestaña de "Parámetros" y modifica o adiciona los que desees
No se deben modificar el orden de las columnas y sí se pueden adicionar más valores en las filas inferiores.
Script (programa que realiza acciones automáticas)
Ingresa en la hoja de cálculo a la opción Herramientas (Tools) / Editor de Secuencia de Comandos (Script editor). Esto abre una nueva ventana con el script del programa. Este podría modificarse a su gusto si tiene conocimiento sobre el mismo.
Ingresa a Editar (Edit) / Activadores del proyecto (Current project's trigger). Esto abre una nueva ventana donde se deben adicionar 3 activadores, así (+Add Trigger, cada activador solicitará permisos en tu cuenta):
Otras pestañas
Las otras pestañas no deben ser modificadas
Paso 3 - Organizar Formulario de "Gestión de Tareas - Asignación"
Ingresa al formulario copiado "Copia de Gestión de Tareas - Asignación - Copiar"
Le puedes modificar el nombre
En la parte superior derecha, en un ícono que corresponde a los Add-ons, abre formRanger - Star
Debes configurar el Add-ons formRanger para que cada campo del formulario sea traído automáticamente (Prioridad, Proyecto, Tipo y Empleado) y se refresque con frecuencia. Cómo usar formRanger? mira este video: https://www.youtube.com/watch?v=qqUEhTbF_Q0
Paso 4 - Organizar Formulario de "Gestión de Tareas - Avances"
Ingresa al formulario copiado "Copia de Gestión de Tareas - Avances - Copiar"
Le puedes modificar el nombre
En la parte superior derecha, en un ícono que corresponde a los Add-ons, abre formRanger - Star
Debes configurar el Add-ons formRanger para que el campo Estado se traiga de los parámetros y se refresque con frecuencia. Cómo usar formRanger? mira este video: https://www.youtube.com/watch?v=qqUEhTbF_Q0
En los tres puntos del formulario en modo edición ubicados arriba a la derecha, dile "Get pre-filled link" y luego le dices enviar. Copias la URL del formulario que será ubicada en los parámetros.
Paso 5 - Organizar archivo de "Gestión de Tareas - Avances"
General
Ingresa al archivo copiado "Copia de Gestión de Tareas - Avances - Copiar"
Le puedes modificar el nombre a la Hoja de Cálculo
Ingresa a la pestaña de Avances y elimina las filas de Prueba (no elimines ni modifiques la filas 1)
Script (programa que realiza acciones automáticas)
Ingresa en la hoja de cálculo a la opción Herramientas (Tools) / Editor de Secuencia de Comandos (Script editor). Esto abre una nueva ventana con el script del programa. Este podría modificarse a su gusto si tiene conocimiento sobre el mismo.
Ingresa a Editar (Edit) / Activadores del proyecto (Current project's trigger). Esto abre una nueva ventana donde se deben adicionar 1 activador, así (+Add Trigger / aceptar permisos en tu cuenta):
Paso 6 - Configurar Awesome-Table.com
Configuración general
Ingresa a https://awesome-table.com
Nota: debes usar la misma cuenta de Gmail o Google Workspace usada desde el primer paso.
Le das clic en + (crear una nueva vista)
Seleccionas la hoja de cálculo "Gestión de Tareas - Registro"
Seleccionas la hoja (pestaña) "AT-Activas" y el rango A1:U
Clic en Crear
Luego de que se crea la Vista, se debe configurar así:
En Vista de Configuración, cambiar el tipo por "Cards"
En Parámetros Avanzados, poner en el Rango de Plantilla el siguiente valor: Template!A1:B2
Clic en Actualizar Vista
Si desea crear una vista para las tareas inactivas (finalizadas), repita los pasos y cree una nueva AwesomTable usando la hoja (pestaña) AT-Inactivas.
Publicar Vista en Sitio Web
En la vista creada de Awesome-Table.com, oprima el ícono superior derecho que dice "Compartir".
Seleccione el método para compartir (Link, Embed) (requiere conocimientos de HTML)